Effizient und zukunftssicher
Eine zentrale Verwaltungsstelle für alle Dokumente, einfacher Datenaustausch und Flexibilität – Cloud-Dienste erleichtern bereits in vielen Unternehmen den Arbeitsalltag und helfen gleichzeitig Kosten zu sparen.
Für einen möglichst effizienten Einsatz ist es jedoch wichtig, dass die Software auch ein übersichtliches Lizenzmanagement und -reporting bietet.
Als IT-Spezialisten haben wir bereits viele Produkte, die aktuell auf dem Markt angeboten werden, unter die Lupe genommen. Es gibt eine Vielzahl von guten Anbietern, allerdings sind wir immer wieder zu dem Ergebnis gekommen, dass das Thema Lizenzverwaltung bei den meisten angebotenen Lösungen noch ausbaufähig ist.
Unsere Erfahrung und unser Know-how haben wir daher genutzt, um eine eigene Software für ausgewählte Cloud-Szenarien zu entwickeln.
Lernen Sie die Vorteile unserer Software kennen!
Lizenzmanagement
Auch wenn sich der Arbeitsalltag mithilfe von Cloud-Lösungen effizienter gestalten lässt, gewährleistet erst ein genauer Überblick über alle vergebenen Lizenzen einen reibungslosen Ablauf.
Mit Microsoft Office 365 haben Sie sich für einen Software-as-a-Service (SaaS) Dienst entschieden, der Ihnen die Verfügbarkeit sowie die Performance der Software über die SLA zusichert. Allerdings heißt das nicht, dass damit jegliche Verantwortung beim Dienstleister liegt.
Für die lizenzkonforme Nutzung der Software sind Sie bzw. Ihr Unternehmen selbst verantwortlich.
Nicht nur aus rechtlicher Sicht eine sehr wichtige Aufgabe. Denn sobald keine Lizenz zugewiesen werden kann, heißt es für den User auch gleichzeitig Arbeitsausfall, da ein benötigter Dienst nicht verfügbar ist.
Gerade in großen Unternehmen, in denen die Verantwortlichkeiten auf verschiedene Abteilungen verteilt sind, hilft Ihnen ein proaktives Monitoring dabei, stets ausreichend Lizenzen zur Verfügung zu haben und somit Arbeitsausfälle zu vermeiden.
Mit unserer Software bieten wir Ihnen die Möglichkeit Ihre Lizenzen - basierend auf unserem umfassenden Regelwerk - proaktiv zu managen:
Sie sind gegen Lizenzunterschreitungen abgesichert!
Sobald eine bestimmte Anzahl freier Lizenzen unterschritten ist, erhalten Sie von unserem System eine Warnung für alle Lizenztypen!
Auf zukünftige Entwicklungen sind Sie vorbereitet!
Ihr Unternehmen wächst ungeplant oder Sie onboarden neue Bereiche Ihrer Firma, dann können Sie mit unserer Software-Lösung für jedes Lizenzpaket einen Threshold definieren. Sobald die Lizenzen knapp werden, können Sie einen bestimmten Personenkreis benachrichtigen. Im Zusammenspiel mit unserem Reporting minimieren Sie so lizenzbasierte Ausfälle!
Weisen Sie “Notfall-Lizenzen“ zu!
Um ungeplantes Wachstum abzufangen wird oft eine kleiner Pool an “Notfall-Lizenzen” gehalten, der ein Basis-Set an Funktionalität bietet. Sollten Ihre Lizenzen aufgebraucht sein, können Sie mit unserem Tool definieren, welche Lizenz-Pakete stattdessen zugewiesen werden. Sind die Standard-Lizenzen dann wieder nachgekauft, wird automatisch auf diese umgeschwenkt und die Notfall-Lizenzen werden wieder frei.
Verteilen Sie die Lizenzen effizient!
Definieren Sie beispielsweise VIP-User, die in jedem Fall eine Lizenz bekommen. Zudem haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, welche Ihrer Kollegen bzw. Mitarbeiter eine komplette Lizenz zugewiesen bekommen und welche im Notfall auf die Lizenz verzichten können bzw. müssen.
Sie sparen unnötige Kosten!
Um die Kosten für die Anwendung so niedrig wie möglich zu halten, können Sie für jeden Ihrer Kollegen bzw. Mitarbeiter Rollen definieren. Für einen Service-Accountant ist beispielsweise nur eine Mailbox ausreichend, während die Geschäftsführung erweiterte Funktionen benötigt. Mit unserer Software können Sie jeder Rolle die passenden Funktionen bzw. Lizenzen zuweisen.
Gehen Sie auf Nummer sicher!
Die Möglichkeit, verschiedene Rollen zuzuweisen, hilft Ihnen auch, sich rechtlich abzusichern. Definieren Sie unterschiedliche Gruppen, die bestimmte Lizenzen nicht bekommen dürfen, um bestimmte gesetzliche Anforderungen zu erfüllen (z.B. Cloud-Datenspeicherung in China).
Lizenzreporting
Wer mehrere Microsoft Office 365-Anwendungen innerhalb eines Tenants lizensieren und spezifisch für mehrere Organisationen abrechnen muss, kennt vermutlich das Problem: Lizenzen werden gepoolt dargestellt und es ist keine dedizierte Zuweisung auf Organisationsebene möglich. Bei vielen Cloud-Szenarien kann allerdings über mehrere Subscriptions kein Reporting erstellt werden.
Daher ist es unabdingbar, zusätzlich ein leistungsstarkes Lizenz-Reporting zu implementieren.
Wir bieten Ihnen hierfür eine Lösung an, die - basierend auf einer Organisationskennung - einen genauen Report über belegte Lizenzen innerhalb einer Subscription erstellt.
So sehen Sie auf einen Blick den Lizenzstatus aller einzelnen Organisationen in Ihrem Unternehmen.
Mit unserer Software…
- … sind Sie stets über die aktuellen Zahlen bzw. den aktuellen Stand Ihrer organisations- und subscription-spezifischen Lizenzen informiert.
- … können Sie statistische Langzeitprognosen über Ihr Lizenzvolumen auch auf Subscription-Ebene einsehen.
- … lassen sich rollenbasierte und organisationsspezifische Lizenz-Zuweisungen ausführlich auswerten.
- ... ist eine einfache Anbindung an Ihren Microsoft Office 365-Power BI-Dienst möglich.